- Démarrez Microsoft Excel, cliquez sur l’onglet Fichier
- Sélectionnez Nouveau.
- Double-cliquez sur le bouton Horaires sur l’écran Modèles disponibles <.
- Double-cliquez sur l’icône du dossier du fichier de planification d’entreprise. Double-cliquez sur un modèle de planification qui répond à vos besoins de planification.
- Cliquez sur l’une des cellules remplies avec un nom d’employé fictif. Ces cellules se trouvent généralement dans la colonne de gauche.
- Remplacez le nom fictif par le nom d’un de vos employés.
- Répétez les étapes 5 et 6 pour ajouter chaque employé à inclure le premier jour du programme. Si vous n’avez pas besoin de toutes les lignes du modèle, cliquez avec le bouton droit sur l’en-tête d’une ligne indésirable et sélectionnez Supprimer. Pour ajouter des employés, cliquez avec le bouton droit sur un en-tête de ligne, choisissez Insérer pour ajouter une ligne vide, puis tapez le nom d’un employé dans la colonne la plus à gauche.
- Si vous n’avez ajouté ou supprimé aucune ligne, vous pouvez désormais copier des cellules avec les noms des employés. Mettez en surbrillance les cellules de nom des employés le lendemain de la semaine, cliquez avec le bouton droit et sélectionnez Coller pour remplacer les noms fictifs par ceux de vos employés réels. Si vous avez ajouté ou supprimé des lignes, vous devrez ajouter ou supprimer les lignes correspondantes dans chaque section quotidienne de la planification.
- Sur la plupart des modèles fournis dans Microsoft Excel, les temps de présence remontent en haut de la grille de planification. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier les heures dans ces champs en remplaçant simplement les heures existantes. Par exemple, vous souhaiterez peut-être utiliser des incréments de temps qui commencent à une demi-heure.
- Supprimez toutes les informations fictives dans les cellules de planification. Pour ce faire, cliquez dans une cellule contenant des données et appuyez sur la touche Suppr du clavier. Pour planifier vos vrais employés pour le travail, vous pouvez simplement taper un X dans chaque cellule où la personne doit être au travail. Par exemple, pour planifier un employé de 9h00 à midi, tapez un X dans chaque cellule associée. Le modèle doit déjà exceller dans la formule en place pour reconnaître les cellules de programme remplies d’un X (ou tout autre texte que vous choisissez d’insérer) et calculer automatiquement le nombre d’heures dans la colonne Total ou heures quotidiennes.
- Le modèle peut contenir des informations au-dessus de la grille du programme que vous souhaitez modifier, telles que le titre et les champs pour la date de début ou de fin de semaine et le nom du département. Vous pouvez simplement modifier toutes ces informations comme vous le souhaitez.
- Maintenant, cliquez sur le menu « Fichier » et choisissez Enregistrer sous.
- Tapez un nom pour le programme ou utilisez simplement un numéro de semaine ou une date de début ou de fin.
- Sélectionnez où enregistrer le nouveau programme. Enfin, cliquez sur le bouton Enregistrer.
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Vous disposez désormais d’un programme complet d’aspect professionnel que vous pouvez envoyer par e-mail à vos employés ou imprimer sous forme de copie papier à placer sur les tableaux d’affichage. La création de nouveaux horaires pour les employés est aussi simple que de copier l’original nouvellement créé et de mettre à jour la copie avec de nouveaux détails.